Les obligations des bailleurs sociaux #COVID19

De plus en plus de bailleurs collectent des informations de données de santé concernent leurs locataires. Ils précisent que cela est réalisé pour la protection de leurs salariés. 

La question est : Ont-ils le droit de collecter ces données sensibles auprès de leurs locataires ?

La collecte de la maladie visant les locataires n’est pas indispensable. Mais le bailleur peut être amenés à établir un « plan de continuité de l’activité » (PCA), qui a pour objectif de maintenir l’activité essentielle de sa structure.

Ce plan doit notamment prévoir toutes les mesures pour protéger la sécurité des employés, identifier les activités essentielles devant être maintenues et également les personnes nécessaires à la continuité du service.

Des exemples afin d’éviter de collecter les données de santé si cela n’est pas OBLIGATOIRE :

  • Le bailleur peut renforce ses moyens de sécurité. Il peut très bien se comporter de la même façon « COVID » avec tout le parc locatif pendant la crise sanitaire.
  • A titre d’exemple, la protection physique des interlocuteurs des locataires devra être renforcée : gants masques et discours des interlocuteurs directs des locataires.
  • Les gardiens d’immeuble doivent répondre aux sollicitations de la manière suivante (par exemple) : « En ce moment, avec le Covid-19, je n’ai pas le droit de pénétrer dans les appartements. En revanche, je tâcherai de vous déposer ______ devant votre porte. « 
  • Selon les dispositions gouvernementales, nos clients bailleurs sont toutefois susceptibles de mettre en œuvre un nouveau traitement nominatif lié au dispositif de vigilance à l’égard des personnes les plus vulnérables.

    Exemple: Pour ce faire, ils constituent notamment des bases de données de seniors de plus de 70 ans.

Je suis bailleur et je souhaite débuter un dispositif de vigilance à l’égard des personnes vulnérables. Que dois-je faire ?

Cette démarche est tout à fait louable et peut être parfaitement sécurisée juridiquement, à condition néanmoins de respecter les règles qui suivent :  

1 – Ne collecter que les données strictement nécessaires à la finalité poursuivie. Si l’objectif est de prendre l’attache des personnes vulnérables et de vérifier qu’elles ont la capacité de répondre à leurs besoins vitaux, il n’est pas nécessaire d’intégrer, par exemple, au sein de ces fichiers, toutes les informations afférentes à la vie locative de la personne, ni le nom, ni les prénom mais éventuellement que le nr de l’appartement ( à voir avec nos clients)

2 – Fixer une durée de conservation des données strictement limitée à ce qui est indispensable à la finalité poursuivie. A notre sens, ce type de fichier devra être supprimé ou, à tout le moins anonymisé (pour permettre de disposer éventuellement de données statistiques) dès l’issue de la crise sanitaire ;  

3 – Garantir techniquement la sécurité des données traitées et restreindre autant que possible les personnes habilitées à les connaître ;  

4 – Informer les personnes concernées au moyen d’une mention de ce type (à intégrer sur votre site internet ou à communiquer directement aux locataires concernés par courriel ou en substance à l’oral) : « Notre organisme, soucieux de concourir, dans ce contexte de crise sanitaire, à la protection de ses locataires les plus fragiles, a souhaité mettre en œuvre un dispositif de vigilance à l’égard des plus de 70 ans, pour lequel il est conduit à traiter des données à caractère personnel. Ces données ne seront collectées que pour cette finalité exclusive et le temps de résolution de ladite crise sanitaire. Pour toute information complémentaire ou pour faire valoir un des droits associés à ce traitement de données à caractère personnel, vous pouvez vous adresser à son délégué à la protection des données joignable via les coordonnées suivantes xxx » ;  

5 – Intégrer une nouvelle fiche à votre registre des activités de traitement.

Exemple de fiche de traitement de registre #bailleurs #covid19

Traitement n°x  – Mise en œuvre d’un dispositif de vigilance à l’égard des personnes vulnérables lors de la crise sanitaire liée au covid-19  

Finalités du traitement :

  • Mettre en œuvre un dispositif de vigilance à l’égard des personnes vulnérables lors de la crise sanitaire liée au covid-19
  • Base légale : sauvegarde des intérêts vitaux
  • Catégories de personnes concernées : Locataires de plus de 70 ans
  • Catégories de données collectées :
  • Données relatives aux locataires concernés : nom, prénom, coordonnées (adresse postale, numéro de téléphone) si besoin
  • Données relatives à la situation du locataire : difficultés éventuelles rencontrées, mesures mises en œuvre par le bailleur pour l’accompagner (prendre en compte que les actions que le bailleur doit mettre en œuvre)
  • Durée de conservation : Durée de la crise sanitaire
  • Catégorie des destinataires Personnes habilitées du responsable de traitement  
  • Transfert des données ; Pas de transfert hors UE  
  • Mesures de sécurité générales mises en œuvre par le bailleur

ATTENTION !!! Les obligations du bailleur ne sont pas les mêmes que les obligations d’une collectivité, mairie….

Article rédigé par Cassandra Devemy, Consultante Juriste RGPD