DPO Externe

Le recours à un DPO externe n’est pas réservé aux grandes entreprises. Bien au contraire, cette solution s’adresse à tous les organismes qui traitent des données personnelles sans disposer en interne des compétences ou des ressources nécessaires pour assumer pleinement cette mission.

Les PME et TPE Les petites et moyennes entreprises sont souvent les premières concernées. Entre la gestion des fichiers clients, des données RH et des outils numériques, les traitements de données se multiplient. Le DPO externe apporte une expertise immédiate, sans les contraintes d’un recrutement.

Vous êtes une communauté de communes ou un groupement ? Découvrez notre offre DPO mutualisé

Les associations et fondations Qu’il s’agisse de gérer des données d’adhérents, de bénévoles ou de bénéficiaires, les associations manipulent souvent des données sensibles. Le DPO externalisé les aide à structurer leur démarche de conformité, quelle que soit leur taille.

Les établissements de santé et structures médico-sociales Hôpitaux, cliniques, cabinets médicaux, EHPAD : ces structures traitent des données de santé particulièrement sensibles. La désignation d’un DPO externe spécialisé est souvent obligatoire et constitue un enjeu majeur pour la protection des patients.

Les start-up et scale-up Dès leur création, les jeunes entreprises technologiques collectent et traitent de nombreuses données. Un DPO externe leur permet de construire leur conformité sur des bases solides, dès le départ, sans attendre d’atteindre une taille critique.

En résumé : si votre organisme collecte, stocke ou traite des données personnelles, quelle que soit sa forme juridique ou son secteur d’activité, la question du DPO vous concerne.

Votre structure fait partie d’un groupe ou d’un réseau d’organismes ? La formule DPO mutualisé est peut-être plus adaptée.

L’assistance DPO est une solution à distance proposée par nos experts. Elle permet d’assurer l’intérim en cas d’absence de la personne chargée de la protection de vos données à caractère personnel. Cette solution vous permet également de bénéficier d’un accompagnement en cas de période  de crise.

Confier votre conformité RGPD à Actecil, c’est bénéficier d’un accompagnement structuré et progressif. Voici comment nous intervenons, étape par étape.

Étape 1 : Prise de contact et analyse de vos besoins Nous commençons par un échange approfondi pour comprendre votre activité, vos traitements de données et vos contraintes spécifiques. Cette phase nous permet de définir ensemble la formule la plus adaptée à votre situation (forfait horaire, journée ou mensuel).

Étape 2 : Désignation officielle auprès de la CNIL Si vous y êtes soumis ou si vous souhaitez formaliser la démarche, Actecil est désigné comme votre DPO auprès de la CNIL via le registre officiel. Cette étape donne une existence légale à votre démarche de conformité.

Étape 3 : État des lieux et audit initial Nous réalisons un audit de vos pratiques actuelles : cartographie des traitements, analyse des contrats de sous-traitance, vérification de vos documents obligatoires (politique de confidentialité, registre des traitements, chartes…). Cet état des lieux nous permet d’identifier les points de vigilance et de prioriser les actions à mener.

Étape 4 : Mise en conformité et accompagnement opérationnel Sur la base de l’audit, nous mettons en œuvre les actions correctives : rédaction ou mise à jour des documents, mise en place du registre des traitements, réalisation d’Analyses d’Impact (AIPD/PIA) si nécessaire, sensibilisation de vos équipes…

Étape 5 : Suivi continu et veille réglementaire La conformité RGPD n’est pas un état figé. Votre DPO externe Actecil assure un suivi régulier de vos traitements, répond aux questions de vos collaborateurs et de vos clients, et vous tient informé des évolutions réglementaires (RGPD, AI Act, directives sectorielles…).

Étape 6 : Bilan annuel et ajustements Chaque année, nous dressons un bilan complet de votre démarche de conformité et adaptons notre accompagnement en fonction de l’évolution de votre activité. Un rapport vous est remis pour vous permettre de piloter votre politique de données en toute transparence.

En fonction de vos attentes, nous pouvons agir :

• Par des actions ponctuelles (à la journée).
• Sous forme de ticketing (forfait horaire).