Política de privacidad: ¿qué es y cómo hacerla?

Événement

Con la llegada de la Inteligencia Artificial y la nueva “economía digital”, el uso de datos personales se ha convertido en un activo estratégico innegable para cualquier empresa. Los datos están en todas partes: CRM, ERP, prospección comercial, gestión administrativa y también, por supuesto, contemplados en la política de privacidad general de una organización.

La confianza y la transparencia en el manejo de estos datos son esenciales para establecer relaciones sólidas y seguras con tus clientes. En España, las normativas en materia de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD), establecen directrices claras para redactar e implantar una política de privacidad.

¡Descúbrelo todo sobre la política de privacidad en nuestro artículo!

¿Qué es una política de privacidad?

Una política de privacidad es un documento fundamental que detalla cómo una organización trata la información personal de usuarios y colaboradores. Es, en suma, un contrato de confianza entre la entidad y los individuos que garantiza un tratamiento transparente, seguro y conforme a la ley. En el contexto español, la política de privacidad incluye todas las disposiciones del artículo 13 de l RGPD, obligatorias para cualquier recogida de datos.

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), aplicable en toda la Unión Europea, define las bases de esta obligación. Según el artículo 12 del RGPD, los responsables del tratamiento deben proporcionar a los interesados información concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso sobre el tratamiento de sus datos personales.

En España, la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) complementa y desarrolla las disposiciones del RGPD, adaptándolas al contexto nacional. La LOPDGDD añade elementos específicos y derechos digitales adicionales para los ciudadanos españoles.

La realidad es que la política de privacidad no es obligatoria en sí misma. La ley establece la obligación de informar y ser transparente con el uso y recopilación de datos personales. En este sentido, una política de privacidad solo sería el medio más práctico y común de ejercer esta obligación legal de información y transparencia.

La política de privacidad es un contrato informativo y de transparencia entre empresa y usuarios.

¿Qué debería contener una buena política de privacidad?

Una política de privacidad efectiva y conforme a la normativa debe contener varios elementos clave:

Identificación del Responsable del Tratamiento. Nombre, dirección y datos de contacto del responsable del tratamiento y, en su caso, del Delegado de Protección de Datos (DPO). Según el artículo 13 del RGPD, esta información debe ser claramente comunicada a los interesados.
Descripción de los datos recopilados. Categorías de datos personales que se recopilan: nombres, direcciones, correos electrónicos, números de teléfono, etc. Esta información es fundamental para cumplir con el principio de transparencia (artículo 5 del RGPD).
Finalidades del tratamiento. Explicación clara y detallada de los fines para los que se utilizan los datos personales. El artículo 5 del RGPD también establece que esos datos deben ser recopilados para fines específicos, explícitos y legítimos.
Base legal del tratamiento. Justificación legal para tratar datos personales. El artículo 6 del RGPD recoge algunas de estas bases: consentimiento del usuario, ejecución de un contrato, cumplimiento de una obligación legal, etc.
Derechos del usuario. Información sobre los derechos de los interesados (acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad) y cómo ejercerlos (artículos 15 a 22 del RGPD).
Medidas de seguridad. Descripción de las medidas técnicas y organizativas de seguridad para evitar el robo, daño o pérdida de datos personales (artículo 32 del RGPD).
Transferencias internacionales de datos. Transferencia, si la hubiera, de datos fuera del Espacio Económico Europeo (EEE) y garantías jurídicas y de seguridad en esos casos.
Periodo de conservación de los datos. Plazo durante el cual se conservarán los datos personales, o los criterios utilizados para determinar ese plazo. Según el artículo 5 del RGPD, estos datos solo deben ser conservados durante el tiempo necesario para los fines del tratamiento.

Una política de privacidad describe, identifica, informa y establece el fundamento jurídico para la recogida.

Entonces, ¿cómo se elabora una política de privacidad?

Evaluar los datos recopilados. Identificar todos los tipos de datos personales que la organización recopila y procesa.
Analizar finalidades y bases legales.
Determinar los fines específicos para los que se utilizan los datos personales y las bases legales que justifican su tratamiento. Esta información debe estar especialmente clara y detallada.
Derechos de los interesados. Incluir información detallada sobre los derechos de los interesados y cómo pueden ejercerlos.
Implementar medidas de seguridad. Desarrollar y describir las medidas técnicas y organizativas de seguridad de datos personales adaptadas al riesgo de cada contexto.
Revisar y actualizar. La política de privacidad debe revisarse y actualizarse regularmente para reflejar cambios en las prácticas de tratamiento de datos y en la legislación aplicable.

¿Hay distintos tipos de políticas?

Las políticas de privacidad pueden variar según el tipo de organización, si es externa o interna (trabajadores) y la naturaleza de los datos que se recopilan. Aunque lo más común es tener una política de privacidad externa para la web, también es posible realizar una política de privacidad general externa y, dentro de ella, incluir los tratamientos concretos que afecten a cada organización (e-commerce, recursos humanos, cookies, apps, clientes, ámbito de negocio…).

Algunos tipos específicos de políticas de privacidad incluyen:

Política de privacidad general. Utilizada por algunas empresas para detallar el tratamiento global de datos personales en todas sus actividades. Esta política cubre aspectos como la recopilación, uso, almacenamiento y protección de datos, así como los derechos de los usuarios. Se puede publicar en la página web e incluye el resto de políticas, así como la relación en un grupo de empresas (transferencias internacionales, webs…)
Política de privacidad para páginas web. Cubre únicamente los datos que se recopilan en la página web de una organización (acceso, contraseña, formularios, contrataciones…). Puede incluir la política de cookies o los pagos online.
- Política de privacidad para aplicaciones móviles. Adaptada a las particularidades de la recopilación de datos en aplicaciones móviles. Incluye detalles sobre los permisos solicitados, los datos recopilados y cómo se utilizan, así como las medidas de seguridad específicas para las aplicaciones móviles. Los Términos y Usos de una app son diferentes a la política de privacidad.
- Política de privacidad para comercio electrónico. Detalla el tratamiento de datos en plataformas de comercio electrónico, incluyendo transacciones y pagos en línea (regulados por la LSSI). Esta política debe abordar la seguridad de los datos de pago, la gestión de cuentas de usuario, y la protección de la privacidad en las transacciones comerciales.
Política de cookies. Específica para el uso de cookies y otras tecnologías de seguimiento en sitios web. Describe qué cookies se utilizan, para qué fines y cómo los usuarios pueden gestionar sus preferencias.

Además, como empleador, debes elaborar una política de privacidad interna dirigida exclusivamente a los trabajadores. Aquí se tratarán cuestiones como los contratos, organización, gestión del trabajo, etc.

Existen dos grandes tipos de política de privacidad: general y web.

¿La necesito para mi web y también para mi empresa?

Sí, tanto las páginas web como las empresas en general necesitan una política de privacidad. Para las páginas web, es fundamental debido a la recopilación de datos de usuarios a través de formularios de contacto, cookies y otras herramientas de seguimiento. En el caso de las empresas, la política de privacidad (externa o interna) debe cubrir todos los procesos relacionados con el tratamiento de datos personales de empleados, clientes, proveedores y otros interesados.

En el ámbito digital, es común que las páginas web recopilen datos a través de cookies y tecnologías de seguimiento. Según el RGPD, la LOPDGDD y la LSSI, es obligatorio informar a los usuarios sobre el uso de cookies y obtener su consentimiento antes de instalar cualquier cookie no esencial en sus dispositivos. Esto se puede hacer a través de una política de cookies específica, a menudo incluida como parte de la política de privacidad general.

Para las empresas, una política de privacidad es necesaria no solo para informar a sus clientes, sino para gestionar de manera adecuada los datos personales en todas sus operaciones, desde la contratación de empleados hasta la gestión de cualquier relación comercial. La misión principal de una política de privacidad es asegurar que cualquier recopilación, almacenamiento y uso de datos es transparente y se realiza conforme a la ley.

¿Qué ocurre si no la tengo?

No contar con una política de privacidad puede tener importantes consecuencias legales y financieras para una organización. Según el RGPD y la LOPDGDD, el incumplimiento de las obligaciones de protección de datos puede derivar en sanciones y/o responsabilidades penales. Las multas pueden ser de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual global de la empresa, lo que sea mayor.

Además de las multas, la ausencia de una política de privacidad puede dañar gravemente la reputación de una empresa. En un entorno donde los consumidores están cada vez más preocupados por su privacidad, la transparencia y la seguridad de datos son dos grandes políticas a implementar en el seno de cualquier empresa. La protección de datos es hoy un factor clave de competitividad. Permite asegurar la confianza de clientes y colaboradores, así como evitar multas, demandas y crisis reputacionales.

¡Sube de nivel en privacidad con Actecil!

Desde 2007, Actecil ha estado a la vanguardia, ofreciendo soluciones integrales de protección de datos a más de 5.000 empresas públicas y privadas de todo el mundo. ¡Somos auténticos especialistas en privacidad!

Por eso elaboraremos para ti una política de privacidad 100% adaptada a tus objetivos de negocio. Te ayudamos a cumplir con el RGPD y la LOPDGDD, asegurando lo que más te importa: tus clientes y tu empresa.

🚀 Nuestra oferta 360º incluye: