EIPD en 2024: claves para una Evaluación de Impacto efectiva

Événement

Con la llegada de la Inteligencia Artificial y la nueva “economía digital”, la protección de los datos personales ha adquirido una relevancia estratégica para todo tipo de organizaciones públicas y privadas. La recogida y tratamiento de datos personales es ya el día a día de muchos profesionales de sectores tan diversos como la salud, la tecnología, el turismo o la banca. Todo ello subraya la necesidad de robustecer las medidas de seguridad con, por ejemplo, una Evaluación de Impacto (EIPD).

Según un informe reciente de la Agencia de la Unión Europea para la Ciberseguridad (ENISA), el 76% de las organizaciones en Europa han experimentado al menos un incidente de ciberseguridad en el último año, lo que destaca la importancia de proteger la información personal frente a accesos no autorizados y brechas de seguridad.

En este contexto, la Evaluación de Impacto en Protección de Datos (EIPD) se erige como una herramienta clave para identificar, evaluar y mitigar los riesgos potenciales en un tratamiento de datos personales, tal como lo señala el Comité Europeo de Protección de Datos (EDPB).

¡No te pierdas nuestro artículo y descúbrelo todo sobre la Evaluación de Impacto (EIPD)!

¿Qué es una EIPD?

La Evaluación de Impacto en Protección de Datos (EIPD o Privacy Impact Assesment por sus siglas en inglés) es un análisis de un tratamiento de datos que, por su naturaleza, puede conllevar riesgos para los derechos y libertades individuales. Este proceso es particularmente crucial en situaciones que involucran el uso de tecnologías novedosas o que suponen un riesgo significativo para la privacidad de los individuos. La Guía sobre Evaluaciones de Impacto del Grupo de Trabajo del Artículo 29, ahora EDPB, destaca que una EIPD no solo identifica los riesgos, sino que también proporciona una base sólida para la toma de decisiones informadas y proactivas sobre la gestión de dichos riesgos.

Un tratamiento susceptible de EIPD debe seguir las siguientes etapas:

Descripción del tratamiento de datos. Se documenta en detalle cómo se recopilan, procesan, almacenan y se accede a los datos personales.

Evaluación de la necesidad y proporcionalidad. Se analiza si el tratamiento es necesario y adecuado para los fines perseguidos, en línea siempre con los principios del RGPD.

Identificación de riesgos potenciales. Se identifican y evalúan los posibles riesgos para los derechos y libertades de los individuos.

Implementación de medidas de mitigación. Se diseñan e implementan estrategias RGPD para mitigar los riesgos identificados.

Documentación y revisión continua. Una EIPD debe ser documentada y revisada periódicamente, especialmente cuando se introducen cambios en el tratamiento o se implementan nuevas tecnologías.

Una EIPD es un análisis de los riesgos RGPD asociados a un tratamiento concreto.

¿Cuándo es obligatorio realizar una Evaluación de Impacto?

El RGPD, en su artículo 35, establece claramente los escenarios en los que es obligatoria una EIPD. Aunque, en la práctica, los criterios se encuentran desarrollados en la Guía sobre Evaluaciones de Impacto del Grupo de Trabajo del artículo 29. Para el contexto español, la LOPDGDD establece las EIPD como medidas de responsabilidad activas a valorar por el responsable y/o encargado de tratamiento.

Evaluación sistemática y exhaustiva de aspectos personales. Esto incluye el perfilado automatizado de personas físicas, particularmente si se utiliza para tomar decisiones que tienen efectos legales o similares, como lo indica el Grupo de Trabajo del Artículo 29 – Guía sobre Evaluaciones de Impacto.

Tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos. Datos sensibles, como los relativos al origen étnico, opiniones políticas, creencias religiosas o datos de salud, requieren una EIPD cuando se procesan a gran escala, según las directrices del Comité Europeo de Protección de Datos (EDPB).

Monitoreo sistemático y a gran escala de un área de acceso público. El uso de cámaras de videovigilancia en lugares públicos es un ejemplo claro de tratamiento que requiere una EIPD, según lo estipulado por la Agencia Española de Protección de Datos.

¿Por qué es importante hacer una EIPD?

Más allá del simple cumplimiento normativo, realizar una EIPD es crucial por varias razones:

Protección de los derechos y libertades de tus clientes. Una EIPD asegura una relación transparente y segura con clientes, colaboradores y prospectos potenciales. Esto es particularmente relevante debido a la creciente importancia que los consumidores dan a su privacidad.

Cumplimiento normativo y prevención de sanciones. El RGPD establece sanciones severas para las organizaciones que no cumplan con las obligación de realizar una EIPD. Además, el propio RGPD también deja claro que una empresa en incumplimiento puede sufrir restricciones en el tratamiento de datos, lo que podría paralizar operaciones clave de la organización.

Mejora de la confianza y la reputación. Llevar a cabo una EIPD refuerza la confianza de clientes, socios y empleados en la capacidad de la organización para manejar datos de manera segura y responsable. La Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) subraya que, en el entorno digital, la confianza en la gestión de datos es un factor de competitividad clave para las empresas.

Identificación temprana de riesgos y ahorro de costos. Realizar una EIPD permite identificar y abordar riesgos potenciales antes de que se materialicen en incidentes de seguridad. Esto puede ahorrar a la organización costos significativos asociados, por ejemplo, a violaciones de datos. Un estudio del Ponemon Institute demostró que las organizaciones que adoptan un enfoque proactivo, como la realización de EIPDs, tienden a enfrentar menores costos en caso de violaciones de datos.

Facilita la toma de decisiones informadas. La EIPD proporciona un marco estructurado para evaluar los riesgos asociados a proyectos o iniciativas que involucran datos personales, facilitando la toma de decisiones basadas en un análisis riguroso y detallado. Así lo destaca la Guía de la AEPD para Evaluaciones de Impacto.

En resumen, la EIPD no solo es una obligación normativa cuando corresponde, sino también una estrategia integral de gestión de riesgos que aporta valor a la organización, protege frente a sanciones y asegura la competitividad de las operaciones en un entorno digital lleno de flujos de datos personales.

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¿Cómo se hace una Evaluación de Impacto?

Realizar una EIPD es un proceso estructurado que debe adaptarse a las particularidades de cada proyecto. Los pasos esenciales incluyen:

Iniciación y planificación. Se identifica la necesidad de la EIPD y se planifica su ejecución, asignando los recursos necesarios y designando un responsable del proceso.

Análisis del tratamiento de datos. Descripción detallada del flujo de datos personales en el proyecto, incluyendo el ciclo de vida completo de los datos, desde la recopilación hasta su eliminación, conforme a las Directrices del Grupo de Trabajo del Artículo 29.

Evaluación de la necesidad y proporcionalidad. Se evalúa si cada componente del tratamiento es necesario para los fines legítimos y si se han adoptado medidas adecuadas para minimizar la cantidad de datos procesados (principio de minimización).

Identificación y evaluación de riesgos. Se identifican todos los riesgos potenciales que el tratamiento de datos personales podría generar.

Propuesta de medidas de mitigación. Basado en los riesgos identificados, se proponen medidas como la pseudonimización y el cifrado de datos, estrategias recomendadas por la Guía de la AEPD para Evaluaciones de Impacto.

Revisión, validación y documentación. La EIPD se documenta exhaustivamente y se revisa periódicamente, especialmente ante cambios significativos en el tratamiento de datos.

Consulta con la autoridad de control. Si la EIPD indica un alto riesgo que no puede ser mitigado adecuadamente, el RGPD exige consultar con la autoridad de protección de datos antes de proceder con el tratamiento.

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¿Qué ocurre si no realizo una EIPD?

No realizar una EIPD cuando es obligatoria puede conllevar graves consecuencias legales y financieras:

Sanciones económicas. El RGPD establece multas de hasta 10 millones de euros o el 2% de la facturación anual global del infractor, lo que sea mayor (artículo 83 del RGPD).
Responsabilidad civil o penal. Las personas afectadas pueden reclamar daños y perjuicios por el tratamiento indebido de sus datos (Artículo 82 del RGPD).
Sanciones adicionales. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) puede imponer sanciones adicionales, incluyendo la suspensión de actividades de tratamiento de datos (Artículo 58 del RGPD).

Además de las multas, un tratamiento inadecuado de datos puede dañar gravemente la reputación de una empresa. No solo porque las sanciones son públicas, sino por la creciente importancia que los consumidores dan a su privacidad. La protección de datos es hoy un factor clave de competitividad. Permite asegurar la confianza de clientes y colaboradores, así como evitar multas, demandas y crisis reputacionales.

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