Derecho de rectificación: guía RGPD para empresas

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El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) regula el derecho de limitación, acceso, rectificación, supresión (“derecho al olvido”), oposición y portabilidad sobre nuestros datos personales.

En un entorno cada vez más digitalizado, la protección de los datos personales ha adquirido una relevancia estratégica para todo tipo de organizaciones públicas y privadas. Por eso, es esencial que tanto empresas como ciudadanos conozcan cómo ejercer sus derechos o darles una respuesta adecuada.

En este artículo, abordaremos en detalle qué es el derecho de rectificación, cuándo puede ejercerse y cómo debe responder una empresa ante una solicitud de este tipo.

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¿Qué es el derecho de rectificación?

El derecho de rectificación permite a los individuos solicitar que se corrijan los datos personales que sean inexactos o estén incompletos. De acuerdo con el artículo 16 del RGPD:

“El interesado tendrá derecho a obtener, sin demora indebida, la rectificación de los datos personales inexactos que le conciernan”.

El derecho de rectificación incluye tanto datos que se hayan introducido incorrectamente, como información que esté desactualizada. Entre los ejemplos más comunes de datos que pueden ser rectificados se encuentran: datos de contacto, información laboral o datos personales.

¿Quién puede ejercer el derecho de rectificación?

El derecho de rectificación puede ser ejercido por cualquier persona cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Este derecho puede ejercerse en diversas circunstancias. Así lo señala el RGPD en su artículo 16.

Los interesados pueden solicitar la rectificación directamente al responsable del tratamiento de los datos. Las empresas tienen un plazo de un mes para responder a la solicitud. Este plazo puede ser extendido hasta dos meses más en caso de que la solicitud sea compleja o se reciban muchas peticiones.

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¿Cómo debe responder una empresa al derecho de rectificación?

Responder adecuadamente a una solicitud de rectificación es fundamental para cumplir con el RGPD y evitar sanciones. A continuación, se detallan los pasos que debe seguir una empresa para gestionar correctamente una solicitud de este tipo.

Recepción de la solicitud de rectificación

Las empresas deben garantizar que los interesados dispongan de medios claros y accesibles para ejercer su derecho de rectificación. Esto puede incluir formularios específicos en línea, una dirección de correo electrónico o un método de comunicación directa.

Del mismo modo, las organizaciones deben ser proactivas al informar a los interesados de su derecho de rectificación, especialmente en comunicaciones digitales.

Cuando una solicitud de rectificación es recibida, el responsable del tratamiento debe registrarla de inmediato, verificar tanto la identidad del solicitante como los requisitos recogidos en el artículo 16 del RGPD y responder de forma clara, transparente y sin demora en el plazo máximo de un mes (dos más para casos complejos).

Rectificación efectiva de los datos

Una vez los datos han sido modificados de manera completa y/o exacta, el responsable del tratamiento debe asegurarse de que se mantengan así a largo plazo. Del mismo modo, y en caso de solicitud, el responsable debe proporcionar evidencia de la rectificación al interesado.

Además, si los datos personales que una empresa ha tratado de manera incorrecta se han compartido con terceros, la rectificación debe ser comunicada a estos terceros siempre que sea posible y cuando no suponga un esfuerzo desproporcionado, según lo estipulado por el artículo 19 del RGPD.

Si no se pueden rectificar los datos, la AEPD señala que “el responsable del tratamiento debe informar de manera clara y comprensible de las razones por las que la solicitud ha sido rechazada” (AEPD, Protección de Datos. Guía para el ciudadano).

Excepciones y limitaciones al derecho de rectificación

Aunque el derecho de rectificación es un derecho fundamental, existen algunas excepciones y limitaciones. En ciertos casos, no es aplicable (art. 23 del RGPD):

Si los datos son necesarios para la seguridad del Estado y pública, defensa, infracciones penales, independencia judicial, protección del interesado o de otros, interés público general, etc.
Si los datos son utilizados para fines de archivo en interés público, investigación científica o histórica, o fines estadísticos, siempre que el ejercicio del derecho no imposibilite o perjudique gravemente el tratamiento.

Sanciones por incumplimiento

Según el RGPD y la LOPDGDD, el incumplimiento de las obligaciones relacionadas con el derecho de rectificación puede ser objeto de sanciones muy graves. Las multas pueden llegar hasta los 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocios anual global de la empresa, lo que sea mayor.

Además de las multas, un tratamiento inadecuado de datos puede dañar gravemente la reputación de una empresa. No solo porque las sanciones son públicas, sino por la creciente importancia que los consumidores dan a su privacidad. La protección de datos es hoy un factor clave de competitividad. Permite asegurar la confianza de clientes y colaboradores, así como evitar multas, demandas y crisis reputacionales.

En caso de incumplimiento del derecho de rectificación, el RGPD contempla multas muy graves.

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