Formación RGPD: reduce riesgos y protege tus datos

Formación RGPD: reduce riesgos y protege tus datos
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Descubre la importancia de la formación RGPD, cómo ponerla en marcha y cómo orientarla en función de tu actividad comercial. 

¿Por qué es tan importante la formación RGPD ?

El artículo 39 del RGPD no solo recoge las misiones del Delegado de Protección de Datos (DPO), sino que también señala su obligación como encargado de la sensibilización y formación empresarial en materia de RGPD. 

Error humano, primera causa de incumplimiento RGPD

En materia de protección de datos, el factor humano suele ser la principal causa de incumplimiento del RGPD. Esta vulnerabilidad se manifiesta de diferentes formas:

  • Violación de seguridad de datos personales: una formación RGPD inadecuada, escasa o inexistente deja a nuestros colaboradores mucho más expuestos frente a ciberataques como el ransomware, el phishing o el FOVI. 
  • Recogida excesiva de datos: un personal sin formación podría recoger involuntariamente demasiados datos de nuestros clientes, violando así el principio de minimización de datos. 
  • Fugas de datos: los empleados pueden compartir información personal sensible en conversaciones informales, chats privados o públicos o a través de peticiones inadecuadas. 
  • Solicitudes de los interesados: la falta de compresión o la gestión inadecuada del ejercicio de derechos de datos personales puede derivar en complicaciones jurídicas y sanciones. 
  • Contrato con los encargados de tratamiento: el RGPD exige que todas las partes implicadas en el tratamiento de datos personales deban rendir cuentas. El artículo 28.3 establece que el tratamiento por parte de un encargado se regirá por un contrato que defina las responsabilidades de las partes implicadas. 
  • Desconocimiento de la legislación: ignorar los principios del RGPD puede llevar a cometer errores ahora pero también en el futuro. Una formación adecuada y exhaustiva (Registro de Tratamiento, nombramiento de un DPO, ejercicio de derechos, etc.) es esencial para proteger los datos de nuestros clientes y empleados y evitar sanciones de las autoridades competentes.

Minimiza el error humano con formación RGPD

El RGPD no prescribe un tipo de formación concreta para nuestros colaboradores. Las empresas cuentan con una amplia gama de posibilidades para educar en materia de protección de datos. 

  • Formación interna: segmentada por departamentos o más general para el conjunto de los empleados. El objetivo es ofrecer un conocimiento profundo y dirigido sobre la legislación nacional e internacional de protección de datos. 
  • Formación entre empresas: Varias compañías se organizan para ofrecer sesiones de formación conjuntas, compartiendo información y repartiendo costes. 
  • Formación online (e-learning): Los módulos de formación en línea son más flexibles y accesibles. Permiten a los empleados aprender a su propio ritmo, adaptándose a sus horarios y necesidades. 

Cada método de aprendizaje ofrece ventajas distintas, desde un nivel más alto de personalización hasta la colaboración interempresarial o la comodidad del e-learning. Todos ellos garantizan, sin embargo, una comprensión completa de los principios del RGPD. 

Formación adaptada a cada tipo de colaborador

Adaptar el mensaje a las distintas necesidades del personal garantiza una comprensión segmentada de la información, así como la adopción de protocolos y procedimientos en el trabajo diario. Esto facilita enormemente la transmisión de la información, reduce los riesgos de seguridad y garantiza el cumplimiento del RGPD a largo plazo. 

¿Por qué formar a directivos y mandos intermedios?

Los responsables de cada área desempeñan un papel crucial a la hora de transmitir la información y guiar a sus departamentos hacia el éxito.  

La formación de los mánagers es crucial para garantizar una gestión responsable de los datos en el seno de la empresa. Deben tener un conocimiento profundo de los principios del RGPD y aplicarlos diligentemente. Todo ello ayudará a prevenir posibles incumplimientos del RGPD y a establecer una buena cultura de protección de datos en la organización. 

Respetar el principio de Privacy By Design 

En la era del RGPD, el papel de los responsables va más allá de la simple gestión operativa. También deben adquirir un conocimiento completo de las disposiciones del RGPD e incorporarlas en la gestión de nuevos proyectos e iniciativas. 

Uno de los aspectos clave que los mánagers deben comprender e interiorizar es el de “Privacy By Design”: la protección de datos debe estar en el centro de cualquier nuevo proyecto o proceso dentro de las empresas. 

Siempre se debe tener en cuenta, además, el principio de responsabilidad y las normas sobre tratamiento de datos personales establecidas en el RGPD: legitimidad e información, motivo del tratamiento, uso pertinente de los datos, exactitud, conservación temporal y confidencialidad.

 

Prevención de posibles fallos de seguridad 

Del mismo modo, el concepto de “Privacy By Default” es de vital importancia. Los directivos deben garantizar que en todos los sistemas y procesos bajo su responsabilidad se apliquen por defecto los más altos estándares de confidencialidad y seguridad. Esto también significa proporcionar medios claros para que los usuarios puedan ejercer sus derechos. 

Consideremos un supuesto: se instala una nueva aplicación informática en tu empresa. Los responsables deben informar a los empleados y a sus órganos representativos, asegurarse de que los datos recogidos se limitan a lo estrictamente necesario para alcanzar los objetivos definidos y garantizar que los datos se almacenan de forma segura y tengan restringido su acceso. También deben anticipar los requisitos de conservación, teniendo en cuenta las obligaciones legales y contractuales. 

Los departamentos más importantes en relación al RGPD son:  

  • Informática 
  • Legal / Jurídico 
  • Ventas 
  • Recursos Humanos 
  • Marketing 
  • En general, todos aquellos que trabajen con datos personales y que necesiten recibir formación RGPD concreta. 

¿Por qué formar a trabajadores y colaboradores?

En cualquier empresa, los empleados son la primera línea de defensa contra las posibles violaciones de seguridad de los datos y el incumplimiento del RGPD. 

Limita los riesgos

En un panorama en el que los ciberataques y las violaciones de datos son cada vez más sofisticados y frecuentes, es imprescindible que todos los miembros de la organización comprendan los retos del entorno digital y dispongan de un manual de buenas prácticas en materia de protección de datos. 

Los ciberataques, especialmente aquellos que emplean técnicas como el phishing o el ransomware, son una amenaza real. Estos ataques suelen aprovechar la falta de conocimientos o el descuido de los empleados para acceder a los sistemas de la empresa. Formar a tus colaboradores para que identifiquen las señales y trampas de los malwares es esencial para reducir la vulnerabilidad de tu empresa. 

Pongamos un ejemplo. Un empleado recibe un correo electrónico que parece proceder de una fuente de confianza y en el que se le pide que facilite información sensible o confidencial. Los empleados formados en protección de datos se sentirán más inclinados a comprobar la autenticidad de la solicitud antes de compartir datos confidenciales. 

La no comprensión de los protocolos de seguridad puede provocar incidentes y violaciones de datos. Formar a los empleados en ciberseguridad (contraseñas seguras, cifrados, segundo factor de autenticación, copias de seguridad…) puede ayudar a evitar costosos errores.

Otros riesgos de incumplimiento RGPD

Es esencial concienciar a los empleados sobre las disposiciones del RGPD y, en particular, sobre cómo gestionar una solicitud para ejercer derechos. Estos son: acceso, rectificación y supresión de datos, portabilidad de datos, limitación y oposición al tratamiento y decisión de tratamiento de datos tras el fallecimiento. 

Si no se informa adecuadamente a los empleados sobre los procedimientos de respuesta a una solicitud, pueden ignorarla, exceder los plazos estipulados o, en los casos más graves, incumplir el Reglamento General de Protección de Datos.  

Los mismos principios se aplican a la recopilación, el archivo y el uso de datos personales, todo lo cual debe cumplir siempre las disposiciones del RGPD.

Por tanto, la formación de los empleados no se limita solo a cuestiones técnicas de seguridad, sino que también incluye la creación de una buena cultura de empresa en relación a la protección de datos. Al proporcionarles los conocimientos necesarios para reconocer y responder a posibles amenazas, la empresa refuerza su seguridad global y garantiza que cada eslabón de la cadena contribuya a una excelente protección de datos y al cumplimiento del RGPD.

 

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