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¿Qué es un DPO? Figura jurídica clave para tu empresa
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En el marco de la privacidad, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) ha establecido una serie de normas y roles clave para garantizar la gestión adecuada y la seguridad de la información personal. Uno de estos roles es el de Delegado de Protección de Datos (DPO), figura esencial en el cumplimiento RGPD de empresas públicas y privadas.
Comprender la importancia de esta figura y saber cuándo y cómo designarla adecuadamente permite a las organizaciones garantizar una gestión de datos responsable y segura, evitando así sanciones y pérdidas de competitividad.
¿Qué es un DPO?
Los Delegados de Protección de Datos (DPO) son una de las figuras clave en el ámbito de los datos personales. Voz autorizada, jurista experto, perfil versátil y con gran experiencia… El DPO es, en suma, un profesional especializado en protección de datos.
De acuerdo con el artículo 37 del RGPD, el DPO debe contar con conocimientos especializados en privacidad y prácticas de protección de datos, así como con la capacidad de desempeñar sus funciones de manera independiente. Su rol también está descrito en el artículo 34 de la LOPDGDD, que detalla los requisitos y sectores específicos donde su designación es obligatoria.
En esencia, el DPO actúa como un asesor y supervisor dentro de las organizaciones, asegurando la seguridad y protección de los datos personales, promoviendo una cultura de cumplimiento normativo y sirviendo como punto de contacto ante las autoridades de control, como la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Así, el DPO participará desde el principio en todos los proyectos y cuestiones relativas a la privacidad dentro de una empresa.
Funciones del Delegado de Protección de Datos
Los artículos 38 y 39 del RGPD, así como los artículos 36 y 37 de la LOPDPGDD definen la posición y funciones de los DPO:
- Supervisar. El DPO será el encargado de controlar todos los proyectos existentes en una empresa desde la perspectiva de la protección de datos (Privacy by Design, Privacy by Default, accountability…). Lo hará sobre la base del RGPD, otras disposiciones de la UE, de sus Estados miembro y de las políticas internas del responsable o encargado del tratamiento.
- Asesorar. Tu Delegado debe ser un jurista experto en protección de datos, versátil y con gran experiencia. Solo así podrá guiarte adecuadamente hacia un cumplimiento eficiente y diligente de las normativas de datos personales.
- Concienciar. El DPO está obligado a sensibilizar sobre protección de datos personales y a impartir formación RGPD. El objetivo es evitar los “errores humanos” y construir una cultura de datos excelente en el seno de tu organización.
- Mediar. Consulta, contacto, cooperación, ejercicio de derechos… El DPO es el interlocutor autorizado por una empresa ante la autoridad de control. En el caso español, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Tipos de DPO
- DPO externo. Puede ser un profesional autónomo, una empresa o estar mutualizado (compartido entre varias organizaciones). Generalmente, los DPO externos cuentan con una visión objetiva y multisectorial. Al dedicarse en exclusiva a esa labor y haberla ejercido en otras empresas, poseen los conocimientos y la confianza para garantizar un servicio de calidad y evitar conflictos de intereses.
- DPO interno. Empleado propio de la empresa que ejerce las labores de Delegado de Protección de Datos. Conoce a la perfección la organización aunque es posible que deba recibir formación específica y que se encuentre en situaciones de claro conflicto de intereses. En este último caso, no debería ejercer.
¿Cuándo es obligatorio designar un DPO?
La figura del DPO está contemplada en el Reglamento General de Protección de Datos y su designación puede ser obligatoria o no. Según el artículo 37 del RGPD, un responsable o encargado de tratamiento debe nombrar un Delegado de Protección de Datos cuando:
- El tratamiento se lleve a cabo por una autoridad u organismo público, excepto los tribunales que actúen en ejercicio de su función judicial.
- Las actividades principales del responsable o del encargado consistan en operaciones de tratamiento que, por su naturaleza, alcance y/o fines, requieran una observación habitual y sistemática de interesados a gran escala.
- Las actividades principales del responsable o del encargado consistan en el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos personales y de datos relativos a condenas e infracciones penales.
Aunque se puede nombrar voluntariamente a un Delegado, la LOPDGDD (Ley de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales) detalla, en su artículo 34, las entidades obligadas a designar un DPO:
- Colegios profesionales y sus consejos generales.
- Centros docentes y universidades públicas y privadas.
- Entidades que traten habitual y sistemáticamente datos personales a gran escala (comunicaciones electrónicas, servicios de la sociedad de la información, solvencia patrimonial, prevención del fraude…).
- Entidades de ordenación, supervisión y solvencia de crédito y/o inversión.
- Aseguradoras y reaseguradoras.
- Distribuidores y comercializadores de energía eléctrica y gas natural.
- Entidades responsables de ficheros comunes.
- Empresas de publicidad y prospección comercial.
- Centros sanitarios.
- Operadores de juego.
- Empresas de seguridad privada.
- Federaciones deportivas cuando traten datos de menores de edad.
Sea voluntario u obligado, la entidad responsable o encargada del tratamiento que designe un DPO tiene la obligación, de acuerdo con el artículo 37.7 del RGPD:
- Comunicarlo a la autoridad de control en el plazo 10 días
- Publicitar su designación a través de medios electrónicos
¿Qué ocurre si no designo un DPO?
No contar con un DPO si así lo marca la ley puede tener consecuencias graves para una organización:
- Sanciones económicas. El RGPD establece multas de hasta 10 millones de euros o el 2% de la facturación anual global del infractor, lo que sea mayor (artículo 83 del RGPD).
- Responsabilidad civil o penal. En caso de respuestas incorrectas a ejercicios de derechos, las personas afectadas pueden reclamar daños y perjuicios por el tratamiento indebido de sus datos (Artículo 82 del RGPD).
- Sanciones adicionales. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) puede imponer sanciones adicionales, incluyendo la suspensión de actividades de tratamiento de datos (Artículo 58 del RGPD).
- Interrupción de operaciones. Tu DPO debe asesorarte sobre seguridad RGPD. Un ciberataque o una violación de datos puede interrumpir las operaciones comerciales de manera significativa, causando pérdidas económicas y operativas.
La protección de datos es hoy un factor clave de competitividad. Contar con un DPO te permitirá garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información personal. Estas medidas no solo cumplen con las obligaciones legales, sino que también son fundamentales para proteger la reputación de la empresa, mantener la confianza de los clientes y prevenir pérdidas financieras significativas.
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