¿Cómo ser un responsable del tratamiento de datos exitoso?

Événement

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece roles fundamentales para garantizar la correcta gestión y seguridad de la información personal. Uno de estos roles clave es el del responsable del tratamiento, principal garante de que el procesamiento de información personal se realice conforme a la ley.

Comprender la importancia de esta figura y saber qué es y cuáles son sus funciones permite a las organizaciones garantizar una gestión de datos responsable y segura, evitando así sanciones y pérdidas de competitividad.

¿Qué es un responsable del tratamiento?

El responsable del tratamiento es definido por el RGPD como:

“la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que, solo o junto con otros, determine los fines y medios del tratamiento” (Artículo 4.7 del RGPD)

Es decir, es la entidad que decide el “por qué” y el “cómo” se procesan los datos personales. Este rol puede ser asumido por una persona física o jurídica, autoridad pública, agencia u otro organismo. En la práctica, suele ser la organización en su conjunto la que asume esta función, más que una persona individual dentro de ella.

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Funciones del responsable del tratamiento

Las principales responsabilidades del responsable del tratamiento incluyen:

Cumplir con los principios de protección de datos. Según el RGPD, el responsable debe garantizar que el tratamiento de datos personales se realice conforme a los principios de licitud, lealtad y transparencia; limitación de la finalidad; minimización de datos; exactitud; limitación del plazo de conservación; integridad y confidencialidad; y responsabilidad proactiva (artículo 5 del RGPD).
Garantizar la licitud del tratamiento. Asegurarse de que todas las actividades de tratamiento se realicen basándose en una de las condiciones de licitud establecidas en el RGPD, como el consentimiento del interesado, la ejecución de un contrato o el cumplimiento de una obligación legal (artículo 6 del RGPD).
Implementar una seguridad RGPD adecuada. Aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos personales contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental (artículo 32 del RGPD).
Respetar los derechos de los interesados. Facilitar el ejercicio de derechos por parte de los individuos, como el acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad de los datos y oposición (capítulo III del RGPD).
Notificar violaciones de seguridad. En caso de una violación de la seguridad de los datos personales, el responsable debe notificarla a la autoridad de control competente sin dilación indebida y, cuando sea posible, a más tardar 72 horas después de haber tenido constancia de ella (artículo 33 del RGPD).
Realizar Evaluaciones de Impacto (EIPD). Cuando un tipo de tratamiento pueda entrañar un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas, el responsable debe llevar a cabo una evaluación de impacto relativa a la protección de datos antes de proceder al tratamiento (artículo 35 del RGPD).
Designar un Delegado de Protección de Datos (DPO). En ciertos casos, como cuando el tratamiento lo lleva a cabo una autoridad u organismo público o cuando las actividades principales del responsable consisten en operaciones de tratamiento que requieren una observación habitual y sistemática a gran escala de interesados, es obligatorio nombrar un DPO (artículo 37 del RGPD).

Las funciones que desempeña un responsable del tratamiento son cruciales dentro de una empresa

Diferencias entre responsable y encargado del tratamiento

El responsable y el encargado de tratamiento son figuras distintas dentro del RGPD, y sus funciones y objetivos son complementarios aunque diferenciados:

Responsable de tratamiento: Es la entidad que determina el propósito y los medios del tratamiento de datos personales. Esta figura toma decisiones sobre los objetivos que quiere lograr con los datos y la manera de procesarlos.
Encargado de tratamiento: Actúa bajo las instrucciones del responsable y no toma decisiones sobre los fines del tratamiento. Su labor es llevar a cabo las tareas de procesamiento de datos tal y como las indica el responsable, así como asistirle cumpliendo con las medidas de seguridad acordadas.

Ambas figuras tienen obligaciones y responsabilidades recogidas en un contrato. Para que un encargado de tratamiento pueda ejercer, debe existir un contrato o acto jurídico, según se estipula en el artículo 28 del RGPD, que formalice las instrucciones y límites de sus actividades en relación con los datos.

Este contrato debe especificar, entre otros aspectos, el propósito y duración del tratamiento, los tipos de datos involucrados y las obligaciones del encargado, como adoptar medidas de seguridad específicas y solo procesar los datos de acuerdo con las instrucciones del responsable.

Por ejemplo, una empresa que recopila datos de clientes para sus propias operaciones es el responsable del tratamiento. Si esta empresa contrata a una firma externa para gestionar su base de datos, dicha firma actúa como encargada del tratamiento.

¿Sabes cuáles son las diferencias entre un responsable y un encargado de tratamiento?

Si no soy diligente o si no tengo contrato de encargado, ¿qué riesgos corro?

El responsable del tratamiento juega un papel central en la competitividad de una empresa. Su actuación diligente es fundamental para mantener la confianza de clientes y minimizar los riesgos asociados con la seguridad y la protección de los datos.

Del mismo modo, no contar con un contrato para el encargado cuando las actividades de procesamiento lo exigen puede acarrear diversos riesgos para el responsable de tratamiento y, en última instancia, para la organización:

Infracción del RGPD. Según el RGPD (art. 28) y la LOPDGDD, los responsables de tratamiento están obligados a elegir un encargado con garantías suficientes para proteger los datos personales. No hacerlo puede resultar en sanciones administrativas significativas, que pueden ascender hasta 10 millones de euros o el 2 % del volumen de negocio anual global.
Incremento de brechas de seguridad. La falta de un contrato de encargado que encuadre jurídicamente las medidas de seguridad puede elevar el riesgo de violaciones de datos personales. Estas brechas pueden comprometer información sensible y llevar a pérdidas financieras, daños reputacionales y reclamaciones legales.
Responsabilidad frente a los titulares de datos. Si no se contrata a un encargado, el responsable puede ser el único en asumir la responsabilidad de cualquier incidente o infracción. Esto también implica que el responsable podría enfrentar dificultades para demostrar el cumplimiento en las auditorías de privacidad.
Falta de apoyo especializado. La falta de un contrato puede hacer que el responsable carezca de soporte adecuado para implementar correctamente las medidas de protección de datos, lo que puede poner en riesgo el cumplimiento normativo.

En definitiva, y más allá de las multas, un tratamiento inadecuado por parte del responsable de datos puede dañar gravemente la reputación de una empresa. No solo porque las sanciones son públicas, sino por la creciente importancia que los consumidores dan a su privacidad. La protección de datos es hoy un factor clave de competitividad. Permite asegurar la confianza de clientes y colaboradores, así como evitar multas, ciberataques, demandas y crisis reputacionales.

En caso de incumplimiento del responsable del tratamiento, el RGPD contempla sanciones

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