¿Qué es el RGPD? Claves para cumplir en tu empresa

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El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) ha transformado la manera en que las empresas gestionan la información personal, estableciendo un marco legal riguroso para proteger la privacidad de los individuos en Europa. Pero, y aunque se hable mucho de protección de datos, ¿sabemos exactamente qué es el RGPD?

Comprender sus fundamentos y aplicarlos correctamente es esencial para cualquier organización que maneje datos personales. El RGPD, en suma, establece las directrices para el tratamiento adecuado de datos dentro de la Unión Europea (UE). Su objetivo principal es garantizar la privacidad y los derechos de los ciudadanos en relación con su información personal.

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¿Qué es el RGPD?

El RGPD es una normativa de la UE que regula, dentro del Espacio Económico Europeo (EEE), el tratamiento de datos personales. Entró en aplicación en mayo de 2018, es de aplicación directa y obligatoria, y además de definir derechos, establece obligaciones para las empresas.

Este reglamento se aplica a cualquier organización que procese datos de personas físicas en la UE, independientemente de su ubicación geográfica. Según EUR-Lex, “el Reglamento general de protección de datos (RGPD) protege a las personas cuando sus datos están siendo tratados por el sector privado y la mayor parte del sector público”.

¿Qué es el RGPD? Normativa de la UE que regula el tratamiento de datos personales.

Conceptos clave del RGPD

El RGPD introduce varios conceptos fundamentales que las empresas deben comprender:

Datos personales: Cualquier información relacionada con una persona física identificada o identificable, como nombres, direcciones de correo electrónico o direcciones IP.
Tratamiento: Cualquier operación realizada sobre datos personales, ya sea por medios automatizados o no, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación, modificación, consulta, utilización, comunicación, difusión o destrucción.
Responsable del tratamiento: La persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que, solo o junto con otros, determine los fines y medios del tratamiento de datos personales.
Encargado del tratamiento: La persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Además, el RGPD refuerza los derechos de los individuos, incluyendo:

Derecho de acceso. Permite a las personas conocer si sus datos están siendo procesados y, en caso afirmativo, acceder a ellos.
Derecho de rectificación. Faculta a los individuos a corregir datos inexactos o incompletos.
Derecho de supresión. Permite solicitar la eliminación de datos personales cuando ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recogidos.
Derecho a la portabilidad de los datos. Facilita la transferencia de datos personales de un responsable del tratamiento a otro.
Derecho de limitación. Permite a los interesados solicitar la restricción temporal o el límite al uso de sus datos personales bajo ciertas condiciones específicas.
Derecho de oposición. Permite al interesado oponerse en cualquier momento al tratamiento de sus datos personales cuando dicho tratamiento esté basado en el interés legítimo del responsable o en el cumplimiento de una misión en interés público.

Estas disposiciones buscan otorgar a los individuos un mayor control sobre sus datos personales y asegurar que las organizaciones manejen dicha información de manera transparente y segura.

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LOPDGDD: Adaptación en España del RGPD

En España, el RGPD se complementa con la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD). Esta ley adapta y desarrolla el RGPD en el contexto español, incorporando disposiciones específicas y ampliando ciertos aspectos.

Novedades de la LOPDGDD

La LOPDGDD introduce varias disposiciones específicas que complementan el RGPD y reflejan las necesidades y particularidades del contexto español:

Regulación del tratamiento de datos en el ámbito laboral.
- La ley establece normas detalladas sobre el uso de tecnologías de videovigilancia y geolocalización en el lugar de trabajo, así como sobre el acceso a contenidos digitales por parte del empleador.
- La LOPDGDD también establece que los empleadores deben adoptar medidas específicas para garantizar la protección de los datos personales de los empleados (obligación de información, seguridad RGPD, fines legítimos…).
Protección de los menores en internet. La LOPDGDD fija la edad mínima para el consentimiento de tratamiento de datos personales en 14 años, alineándose con la normativa educativa española y superando el mínimo de 13 años establecido por el RGPD.
Sanciones y régimen de infracciones: La LOPDGDD adapta el régimen sancionador del RGPD a la realidad española, estableciendo criterios específicos para la gradación de sanciones en leves, graves y muy graves.
Dio poder a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y amplió la figura del Delegado de Protección de Datos (DPO). El artículo 34 recoge las actividades empresariales que obligan a designar un DPO.

Derechos digitales en la LOPDGDD

Una de las aportaciones más significativas de la LOPDGDD es la inclusión de derechos digitales específicos que no se abordan directamente en el RGPD. Estos derechos están diseñados para proteger a los ciudadanos en el entorno digital y abarcan:

Derecho a la educación digital. Garantiza que los ciudadanos reciban la formación necesaria para comprender y gestionar sus derechos digitales.
Derecho a la desconexión digital en el ámbito laboral. Protege el derecho de los empleados a desconectar de sus dispositivos digitales fuera del horario laboral. Así, se asegura el descanso y un adecuado equilibrio entre vida laboral y personal (artículo 88 de la LOPDGDD).
Derecho a la intimidad frente al uso de dispositivos de videovigilancia y grabación de sonidos en el lugar de trabajo. Obliga a los empleadores a informar a los empleados sobre la instalación y propósito de estos dispositivos, así como a garantizar el respeto de su intimidad (Artículo 89 de la LOPDGDD).
Derecho a la intimidad en el uso de dispositivos digitales en el ámbito laboral. Establece que los empleados tienen derecho o no a utilizar dispositivos digitales proporcionados por el empleador para fines personales y siempre que se respeten las políticas de uso aceptable establecidas por la empresa (Artículo 87 de la LOPDGDD).

La LOPDGDD adapta y desarrolla el RGPD al contexto español

¿Cómo cumplir el RGPD en tu empresa?

Ya sabes qué es el RGPD, pero ¿sabes cómo cumplirlo en tu empresa?. Para garantizar el cumplimiento del RGPD, las empresas deben:

Realizar una auditoría de datos: Identificar qué datos personales se recopilan, cómo se procesan y almacenan, y con qué finalidad.
Contar con una base legal válida: Asegurarse de que los individuos otorguen, por ejemplo, su consentimiento de manera libre, específica, informada e inequívoca para el tratamiento de sus datos.
Implementar medidas de seguridad: Adoptar medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, pérdida o destrucción.
Designar un Delegado de Protección de Datos (DPO): Nombrar un DPO cuando el tratamiento de datos lo requiera, quien será responsable de supervisar el cumplimiento de la normativa.
Establecer procedimientos para gestionar derechos: Desarrollar procesos para atender solicitudes de acceso, rectificación, supresión y otros derechos de los individuos.
Mantener un Registro de Actividades de Tratamiento (RAT): Documentar las actividades de tratamiento de datos personales que realiza la empresa.

La Comisión Europea enfatiza que “toda empresa u organización es responsable del cumplimiento de todos los principios de protección de datos, así como de demostrar dicho cumplimiento”.

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Consecuencias de no cumplir el RGPD

No cumplir con el RGPD adecuadas puede tener consecuencias graves para una organización:

Sanciones económicas. Según la gravedad de la infracción, el RGPD establece multas de 10 a 20 millones de euros o entre el 2% y el 4% de la facturación anual global del infractor, lo que sea mayor (artículo 83 del RGPD).
Responsabilidad civil o penal. Las personas afectadas pueden reclamar daños y perjuicios por el tratamiento indebido de sus datos (Artículo 82 del RGPD).
Sanciones adicionales. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) puede imponer sanciones adicionales, incluyendo la suspensión de actividades de tratamiento de datos (Artículo 58 del RGPD).
Interrupción de operaciones. Un ciberataque o una violación de datos puede interrumpir las operaciones comerciales de manera significativa, causando pérdidas económicas y operativas.

La protección de datos es hoy un factor clave de competitividad. No se trata solo de cumplir la ley, sino de proteger la reputación de la empresa, mantener la confianza de los clientes y evitar pérdidas financieras significativas.

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